Cómo comprar LegalTech sin terminar con una herramienta que nadie usa

Una compra de tecnología legal suele empezar mal por una razón simple: empieza por la herramienta. Alguien ve una demo en una conferencia, la organización siente que va tarde y el proceso arranca buscando proveedores. Para cuando aparece la pregunta sobre qué problema se está resolviendo, ya hay tres opciones sobre la mesa y una expectativa creada.

El orden que funciona es el inverso y no es glamoroso. Primero, describir el proceso actual con el detalle suficiente para saber dónde se pierde tiempo. Segundo, decidir qué parte de esa pérdida es un problema de proceso y cuál es de herramienta. Es habitual descubrir que buena parte se resuelve cambiando quién aprueba qué, sin comprar nada. Tercero, recién ahí, definir qué debería hacer un sistema.

Al evaluar, las funcionalidades importan menos de lo que parece. Casi todas las plataformas del mismo segmento hacen aproximadamente lo mismo. Lo que las diferencia en el uso real es otra cosa: cuánto cuesta cargar la información existente, si se integra con las herramientas donde la gente ya trabaja, qué pasa cuando alguien necesita una excepción y cuánto esfuerzo de administración interna exige cada mes.

Ese último punto se subestima siempre. Toda herramienta necesita un dueño interno: alguien que mantenga plantillas, usuarios, permisos y criterios. Si no se asigna explícitamente, con tiempo protegido, el sistema se degrada en seis meses y termina siendo un repositorio desordenado que nadie confía.

Sobre la prueba piloto: conviene hacerla con trabajo real, no con casos de ejemplo. Un piloto con datos ficticios demuestra que el software funciona, cosa que ya sabíamos. Un piloto con veinte casos reales del equipo demuestra si la organización puede sostenerlo, que es la pregunta verdadera.

También conviene medir la línea base antes de empezar. Cuánto tarda hoy el proceso, cuántas idas y vueltas tiene, cuánta gente interviene. Sin ese dato, la evaluación posterior será una conversación de percepciones, y las percepciones sobre tecnología recién comprada suelen ser generosas durante los primeros meses.

Una señal de alerta que he aprendido a tomar en serio: cuando la justificación principal de la compra es que la competencia ya lo tiene. Eso no es un caso de uso, es ansiedad competitiva, y produce implementaciones que nadie defiende cuando llega el momento de cambiar hábitos.

La decisión más subestimada sigue siendo la de no comprar. En bastantes situaciones, ordenar el proceso, definir responsables y usar bien lo que ya está pagado produce más mejora que cualquier plataforma nueva. No es una recomendación conservadora: es la forma de asegurarse de que, cuando efectivamente haya que comprar, la organización sepa exactamente para qué.

Felipe Besnier — Legalmente Ágil